D. Approbation des transactions par le conseil d’administration

• Le conseil d’administration examine et approuve chaque transaction foncière et d’accord de conservation.
  • Toutefois, le conseil peut déléguer son autorité décisionnelle relativement aux transactions, sous réserve des conditions suivantes:
    • Le conseil d’administration établit des politiques écrites ou a des dispositions des règlements administratifs qui définissent les limites de l’autorité conférée à l’organisation déléguée.
    • L’organisation déléguée avise l’ensemble du conseil d’administration, en temps opportun, de toute transaction conclue.

Contexte

Le conseil d’administration examine et approuve chaque transaction de terres et d’accords de conservation, et le conseil reçoit des informations adéquates en temps voulu avant l’approbation finale. Toutefois, le conseil d’administration peut déléguer son pouvoir de décision sur les transactions s’il établit des politiques définissant les limites de ce pouvoir, les critères des transactions, les procédures de gestion des conflits d’intérêts et la notification en temps utile à l’ensemble du conseil d’administration de toute transaction réalisée, et s’il évalue périodiquement l’efficacité de ces politiques.

Les transactions foncières constituent la principale activité d’un organisme de conservation. Parce qu’elles représentent souvent des coûts substantiels, tant pour l’acquisition que pour la gestion future, le conseil d’administration doit sérieusement prendre en compte sa responsabilité fiduciaire ultime lorsqu’il envisage des projets fonciers. En tant que tel, le conseil doit être informé des transactions foncières potentielles de l’organisme de conservation et doit avoir la possibilité d’agir sur toutes les transactions foncières. Dans la plupart des organismes de conservation, l’ensemble du conseil examine et approuve chaque transaction foncière. Dans certaines circonstances (surtout pour les grandes organisations dotées de personnel), après mûre réflexion et en conformité avec les lois provinciales applicables, le conseil peut choisir d’habiliter un comité ou un membre du personnel à agir au nom du conseil. Dans ce cas, le conseil doit adopter des politiques qui décrivent clairement les objectifs généraux des transactions foncières de l’organisation et définissent l’étendue des pouvoirs du comité ou du personnel, en particulier dans les situations susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts. Le conseil d’administration doit régulièrement évaluer l’efficacité d’un tel processus et contrôler le respect de toutes les limitations. Si l’approbation est déléguée, l’ensemble du conseil d’administration doit être informé rapidement de chaque transaction.