- Communiquer par écrit, aux membres du conseil d’administration, les attentes quant à leurs services au sein du conseil.
- Tenir les réunions du conseil d’administration au moins trois fois par an et conserver les procès-verbaux adoptés de chaque réunion.
- Avant chaque réunion, fournir aux membres du conseil d’administration, en temps opportun, des documents informatifs suffisants pour permettre la prise de décisions éclairées.
- Les membres du conseil d’administration évaluent annuellement leur rendement en tant que groupe et évaluent leur rendement individuel au moins une fois tous les trois ans.
- Adopter des procédures pour la révocation des membres du conseil d’administration qui manquent à leurs responsabilités.
- Posséder des documents constitutifs qui comprennent des politiques et procédures (telles que des dispositions relatives au quorum ou au délai approprié d’avis de réunion) destinées à favoriser une large participation et à prévenir qu’une minorité de membres du conseil d’administration agisse au nom de l’organisme de conservation sans que le pouvoir lui ait été délégué de manière appropriée.
Contexte
L’organisme de conservation fournit aux membres du conseil d’administration des attentes claires concernant leur service et les informe des responsabilités légales et fiduciaires du conseil d’administration. Le conseil se réunit suffisamment régulièrement pour mener à bien ses activités et s’acquitter de ses tâches, avec un minimum de trois réunions par an. Les membres du conseil d’administration reçoivent des informations adéquates pour prendre de bonnes décisions. Les membres du conseil se tiennent informés, assistent à la majorité des réunions et assurent une surveillance appropriée de l’organisation, y compris de ses politiques et de ses programmes, afin de réaliser la mission et les objectifs de l’organisme de conservation.
Les normes juridiques de comportement des membres du conseil d’administration des organisations à but non lucratif sont établies par la législation pertinente et ce que l’on appelle la common law. En général, les devoirs d’un administrateur comprennent ce que l’on peut appeler un “devoir de diligence”, un “devoir de loyauté” et un “devoir d’obéissance”, qui sont les principaux devoirs que les membres du conseil d’administration ont envers leur organisation. En général, ils doivent faire preuve d’honnêteté, de bonne foi et d’une attention et d’une diligence ordinaires et raisonnables en agissant au mieux des intérêts de l’organisation. Les administrateurs ont le devoir de s’informer pleinement des obligations et des normes applicables dont ils doivent s’acquitter pour remplir leur rôle d’administrateur. Toutefois, un conseil d’administration réellement efficace va bien au-delà du respect de ses responsabilités juridiques de base ; il s’efforce de fonctionner comme une équipe créative capable de guider l’organisme de conservation sur la voie de l’accomplissement et de la réussite. Les organismes de conservation doivent s’efforcer de répondre aux besoins de leurs administrateurs en matière d’apprentissage et de compréhension de leurs tâches.
Les organismes de conservation peuvent envisager d’élaborer des documents d’information susceptibles de contribuer à la formation des membres du conseil d’administration, ou peuvent souhaiter profiter d’opportunités de formation plus formelles.
Le conseil d’administration doit se réunir assez souvent pour que ses membres soient suffisamment informés et impliqués dans les décisions afin de respecter leur obligation légale de diligence. De nombreux conseils d’administration de petites organisations se réunissent tous les mois ; les conseils d’administration d’organisations plus importantes peuvent se réunir moins souvent. Il arrive souvent qu’un conseil d’administration ait des comités qui se réunissent entre les réunions du conseil.