A. Régler les conflits d’intérêts
- Adopter une politique écrite en matière de conflits d’intérêts qui définit, pour l’ensemble des initiés, la manière dont les conflits d’intérêts sont décelés et évités ou gérés.
- Documenter la divulgation et la gestion des conflits d’intérêts potentiels ou avérés.
- Lors de toute transaction avec un initié :
- Respecter la politique en matière de conflits d’intérêts.
- Documenter, au moment de la transaction, que celle-ci ne résulte pas en l’attribution d’avantages privés ou injustifiés.
Contexte
Un conflit d’intérêts survient lorsque des membres de l’organisation sont en position, ou perçus comme étant en position, de bénéficier d’une manière ou d’une autre, généralement financièrement (ou de créer un avantage pour un membre de leur famille ou une autre organisation avec laquelle ils sont associés) en vertu de leur position au sein de l’organisation à but non lucratif. La meilleure façon d’aborder les conflits d’intérêts est de comprendre comment ils peuvent survenir, de sensibiliser les membres du conseil d’administration et d’autres personnes à la nécessité d’éviter les conflits, d’exiger des membres du conseil d’administration, du personnel et d’autres initiés qu’ils divulguent tout conflit potentiel et d’établir une politique pour traiter les problèmes de conflit lorsqu’ils surviennent. Les Normes et pratiques des organismes de conservation du Canada recommandent que tous les organismes de conservation se dotent d’une politique en matière de conflits d’intérêts. Cette politique doit préciser qui est couvert par la politique, identifier les types de conduite qui soulèvent des problèmes de conflits d’’intérêts (comme un intérêt financier dans une transaction, des relations personnelles qui pourraient influencer indûment une transaction foncière ou une action de gestion foncière, ou le fait de faire partie de l’’organe directeur d’’un contributeur de l’’organisation) et spécifier comment les conflits doivent être divulgués et gérés. Chaque membre du conseil d’administration et du personnel doit disposer d’une copie de la politique.
Les membres internes sont considérés comme des personnes en mesure d’exercer une influence substantielle sur les affaires de l’organisation. Les personnes à l’interne comprennent généralement les membres du conseil d’administration, le personnel clé, les contributeurs importants et les parties liées aux membres du conseil d’administration et du personnel ou aux contributeurs importants au sens de la loi relative à l’impôt sur le revenu. Bien qu’il s’agisse de définitions strictes dans le code des impôts, il est conseillé aux organismes de conservation d’adopter une approche encore plus proactive pour réduire ou éliminer les dommages potentiels que les conflits d’intérêts peuvent causer à un organisme et d’inclure également dans la définition des initiés tous les membres du personnel et les personnes ayant accès à des informations non disponibles pour le grand public (comme certains bénévoles). Le terme “membre de famille” ou “personne liée” est défini par l’ARC comme incluant les personnes qui sont apparentées par le sang, le mariage ou l’adoption. Il s’agit par exemple des conjoints, des frères et sœurs, des conjoints des frères et sœurs, des ascendants, des enfants, des petits-enfants, des arrière-petits-enfants et des conjoints des enfants, des petits-enfants et des arrière-petits-enfants. En règle générale, les partenaires en union de fait sont traités de la même manière que les conjoints légalement mariés. Les enfants adoptés sont traités de la même manière que les enfants liés par le sang. Les personnes apparentées comprennent également les individus ou les groupes et les sociétés dans lesquelles ils détiennent une participation majoritaire. Les personnes liées à ces personnes ou groupes sont également considérées comme liées à ces sociétés. Pour plus d’informations, les organismes de conservation doivent se référer au bulletin d’interprétation IT-419R de l’ARC.