- Répondre en temps opportun et de manière systématique aux avis requis et demandes d’interprétation ou d’approbation transmis par les propriétaires, tel que précisé dans l’acte de l’accord de conservation ou dans une procédure écrite.
- Établir des procédures écrites pour guider l’organisme de conservation dans ses décisions à l’égard des approbations et des usages permis.
- Maintenir un registre permanent de tous les avis, approbations, refus et interprétations, ainsi que de l’exercice de tout droit d’utilisation important.
Contexte
De nombreuses ententes de conservation intègrent des droits réservés spécifiques ou exigent que l’organisme de conservation autorise certaines actions du propriétaire foncier. Il est essentiel que les organismes de conservation suivent ces droits et approbations afin d’évaluer leur capacité à gérer l’entente de conservation, de répondre aux demandes d’information des propriétaires et de se préparer à d’éventuelles actions de mise en application ou de défense. L’organisme de conservation doit disposer d’un système de classement papier ou d’une base de données pour suivre ces informations. Pour chaque entente de conservation, l’organisme de conservation doit avoir des informations complètes sur l’exercice des droits réservés ou sur les approbations accordées ou refusées. Les organismes de conservation doivent répondre rapidement aux demandes d’approbation des propriétaires fonciers pour exercer les droits réservés.