- Consigner, pour chaque accord de conservation, un rapport de documentation de base signé par une personne détenant l’expertise technique nécessaire, comprenant des descriptions écrites, des cartes et des photographies, afin de documenter :
- Les valeurs de conservation protégées par l’accord de conservation.
- Les conditions pertinentes en présence sur le site et qui doivent être prises en compte afin d’assurer le suivi et la mise en application de l’accord de conservation.
- Préparer le rapport de documentation de base et le faire signer par le propriétaire foncier et l’organisme de conservation avant ou au moment de conclure la transaction:
- Les rapports de documentation de base qui nécessitent la collecte de données techniques doivent être préparés avec l’aide de professionnels détenant la formation et l’expertise appropriées.
- S’il est impossible de préparer un rapport de documentation de base complet avant de conclure la transaction en raison de conditions saisonnières sur le site, le propriétaire foncier et l’organisme de conservation signent une annexe prévoyant la conclusion du rapport complet ainsi qu’une reconnaissance des données provisoires au moment de conclure la transaction.
- Dans les circonstances limitées où des changements importants surviennent à la terre protégée (p. ex. en raison d’un feu de forêt ou de l’érosion des berges) ou à l’accord de conservation lui-même (p. ex. en raison d’une modification à l’accord ou de l’exercice d’un droit d’utilisation), documenter ces changements de manière appropriée, notamment au moyen de rapports de suivi, d’un supplément au rapport de documentation de base ou d’un rapport sur les conditions actuelles.
- Le propriétaire foncier et l’organisme de conservation doivent chacun détenir au moins un exemplaire original du rapport de documentation de base signé.
Contexte
Les rapports de documents de référence sont essentiels, car ils indiquent l’état de la propriété au moment du transfert de l’entente de conservation et servent de base aux futures activités de suivi et de mise en œuvre. Par ailleurs, les ententes de conservation admissibles à une déduction fiscale fédérale dans le cadre du programme des dons écologiques nécessitent la compilation de certains documents de référence lors de la conclusion de l’accord. Bien qu’il soit parfois difficile pour les organismes de conservation de classer par ordre de priorité ou de rassembler toutes les données requises, les rapports de référence devraient être finalisés avant la clôture et signés par le propriétaire foncier et l’organisme de conservation lors de la clôture. Si les conditions saisonnières rendent difficile la documentation des valeurs de conservation importantes de la propriété, les deux parties peuvent signer un rapport de référence provisoire à la clôture, indiquant que ce dernier sera remplacé plus tard par un rapport de documentation de référence complet. Ce rapport provisoire doit être consigné ou enregistré lorsque cela est possible. Le rapport provisoire peut inclure toutes les données disponibles à la date de clôture et doit indiquer la date à laquelle le rapport final sera achevé. L’utilisation de rapports intermédiaires, accompagnés d’un accusé de réception signé par l’organisme de conservation et le propriétaire foncier concernant la réalisation des rapports complets, s’est avérée efficace dans les régions où les conditions de terrain empêchent la réalisation immédiate des rapports complets de documents de référence lors de la clôture. Par le passé, les organismes de conservation ont pu accepter des ententes de conservation sans rapport de documents de référence. Si cela se produit, l’organisme de conservation doit disposer d’un plan pour finaliser la documentation de toutes les ententes de conservation. Si possible, l’organisme de conservation peut envisager d’impliquer le propriétaire foncier dans la collecte des informations de référence afin de favoriser une relation de collaboration entre eux. Chaque partie doit disposer d’une copie du rapport de documentation de référence, l’organisme de conservation en détenant deux exemplaires : l’un pour la conservation et l’autre pour l’utilisation par les contrôleurs de terrain.