- Adopter une politique écrite de gestion des dossiers qui définit quand et comment les dossiers de l’organisme et des transactions sont créés, collectés, conservés et détruits.
- Conserver, de manière sécuritaire et à l’abri de toute détérioration ou perte, les originaux de tous les documents essentiels à la défense de chaque transaction visant un bien immobilier.
- Créer et conserver des copies de ces documents de manière à ce que les originaux et les copies ne puissent être détruits par un même cataclysme.
Contexte
Un organisme de conservation doit préparer et conserver une trace écrite complète des transactions. Elle doit disposer de deux ensembles de dossiers : (1) les documents accessibles pour le suivi et la résolution des problèmes (dossiers « de travail ») ; et (2) les documents stockés en toute sécurité pour assurer leur intégrité et servir de preuve admissible en cas de litige (dossiers « permanents »). Les documents originaux importants (tels que les accords juridiques, la correspondance critique, les documents de référence ou les études uniques) qui font partie du dossier permanent doivent être conservés dans un endroit sûr, tel qu’un coffre-fort ou un classeur anti-incendie. Pour une protection accrue, les dossiers de travail et les dossiers permanents dans deux endroits distincts. Tout comme les documents financiers, les organismes de conservation doivent envisager de créer des sauvegardes électroniques de tous les fichiers liés aux transactions pour les entreposer hors site.