- Établir par écrit des contrôles internes et des procédures comptables qui prévoient la séparation des fonctions au sein de l’organisme de conservation, selon des modalités tenant compte de sa taille, dans le but de prévenir la mauvaise utilisation ou la perte de fonds.
Contexte
Les contrôles internes sont un système de contrôles et d’équilibres (séparation des pouvoirs) nécessaire qui empêche une personne d’exercer un contrôle total sur une transaction financière. Des contrôles internes adéquats sont essentiels, non seulement pour prévenir le vol, la fraude et les pertes liés à un comportement contraire à l’éthique ou illégal, mais aussi pour instaurer la confiance auprès des donateurs, des régulateurs et des membres du conseil d’administration. Les contrôles peuvent inclure l’exigence de signatures multiples pour les chèques d’importance, la tenue d’un registre des chèques reçus par une personne et la responsabilité des dépôts bancaires par une autre, ainsi que l’exigence d’offres multiples pour certains contrats.