- Fournir, aux donateurs et au public, des documents de collecte de fonds et autres communications contenant des renseignements exacts.
- Fournir, par écrit et en temps opportun, un accusé de réception pour tout don, incluant un don visant des terres ou un accord de conservation, conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada en matière de remise de reçus pour don de bienfaisance, s’il y a lieu.
- Tenir à jour un système financier ou d’autre nature permettant de documenter et de respecter toute restriction des donateurs à l’égard des dons.
- Se doter d’une politique ou d’une procédure écrite pour veiller au respect des préoccupations des donateurs en matière de protection de la vie privée.
Contexte
L’organisme de conservation rend des comptes à ses donateurs et fournit une reconnaissance écrite des dons comme l’exige la loi, veille à ce que les fonds des donateurs soient utilisés comme spécifié, tient des registres précis, respecte les préoccupations des donateurs en matière de vie privée, se conforme à la législation applicable en la matière et conseille aux donateurs de demander des conseils juridiques et financiers indépendants pour les dons importants, qu’il s’agisse de terrains ou de dons d’argent.
Des relations solides avec les donateurs sont essentielles pour que l’organisme de conservation puisse obtenir des dons de bienfaisance. Les organismes de conservation doivent rendre compte à leurs donateurs quant à la manière dont les fonds donnés sont dépensés. Des pratiques rigoureuses de tenue de registres font partie intégrante de la responsabilité des donateurs. Cette pratique inclut un rappel que la loi fédérale contient des exigences pour établir la juste valeur marchande de tous les dons autres qu’en argent comptant avec une évaluation indépendante par une tierce partie pour les dons de plus de 1000 $. Les sollicitations des organismes de conservation doivent préciser l’objectif de la collecte de fonds, et les fonds doivent être utilisés à cette fin. De même, les fonds affectés par les donateurs doivent être utilisés aux fins indiquées par le donateur. Les dons substantiels d’argent ou d’autres actifs peuvent avoir des conséquences fiscales et juridiques importantes pour le donateur ; il est donc prudent pour l’organisme de conservation de conseiller aux donateurs potentiels de consulter leur avocat et leur conseiller financier lorsqu’ils envisagent de faire de tels dons. Certaines provinces exigent que les dons sollicités dans un but précis soient conservés et gérés séparément des fonds d’exploitation et autres. Les organismes de conservation doivent être au courant de toute législation en vigueur dans leur juridiction.
Une charte des droits des donateurs a été élaborée par quatre organisations professionnelles : l’American Association of Fund Raising Counsel (AAFRC), l’Association for Healthcare Philanthropy (AHP), le Council for Advancement and Support of Education (CASE) et l’Association des professionnels en philantropie (AFP). Cette charte a également été largement approuvée par d’autres organisations professionnelles et associations caritatives. Il est recommandé aux organismes de conservation d’élaborer et d’adopter une charte des droits du donateur.