- Ne pas fournir aux membres du conseil d’administration une compensation financière pour leur participation au conseil, sauf en ce qui concerne le remboursement des dépenses2.
- Si, dans des circonstances restreintes3, l’organisme de conservation rémunère un membre du conseil d’administration pour des services professionnels qui seraient autrement confiés en sous-traitance :
- Documenter les circonstances entourant la décision de le faire.
- Documenter comment l’organisme de conservation utilise les données comparatives appropriées pour déterminer le montant à verser et confirmer l’absence d’attribution d’avantages privés ou injustifiés.
- Ne pas consentir de prêts aux membres du conseil, administrateurs, dirigeants et fiduciaires.
Contexte
Les membres du conseil d’administration ne servent pas d’intérêts financiers personnels et ne sont pas rémunérés, sauf pour le remboursement de leurs dépenses et, dans certaines circonstances, pour des services professionnels qui seraient autrement sous-traités. Toute compensation doit être conforme aux lois sur les fiducies caritatives en vigueur dans la juridiction où opère l’organisme de conservation. Les dirigeants du conseil d’administration ne sont jamais rémunérés pour des services professionnels. En Ontario, le Tuteur et Curateur public est d’avis qu’aucun membre du conseil d’administration d’une organisation ayant le statut d’organisme de bienfaisance ne peut accepter de rémunération pour des services professionnels, quelle qu’en soit la forme, sans avoir obtenu au préalable l’approbation du tribunal.
Les membres des conseils d’administration des organismes de conservation sont des bénévoles qui, dans un esprit de service civique, consacrent leur temps, leurs talents et leurs fonds, dans la mesure de leurs possibilités. Les membres du conseil ne doivent pas servir pour un intérêt financier personnel ou pour l’intérêt d’une entreprise ou d’une organisation qu’ils peuvent représenter. Les membres du conseil d’administration peuvent être remboursés pour les dépenses (telles que les frais de déplacement et d’hébergement) liées à leur participation aux réunions du conseil d’administration et à la conduite des affaires de l’organisme de conservation. (Une rémunération directe supplémentaire pour les membres du conseil d’administration d’une fiducie foncière est pratiquement inconnue et est limitée par la loi dans certaines provinces, notamment en Ontario par la Loi sur le tuteur et le curateur public). La rémunération des membres du conseil d’administration, que ce soit directement ou indirectement par le biais de paiements pour des services ou des contrats, entraîne le risque que des décisions soient prises dans l’intérêt de la partie indemnisée plutôt que dans l’intérêt public que l’organisation a été créée pour servir. Une compensation directe ou indirecte peut également être interprétée comme un avantage indu. Cela peut compromettre le statut caritatif de l’organisme de conservation. Dans des circonstances limitées, lorsque l’organisation recherche des services susceptibles d’être sous-traités, un membre du conseil d’administration peut être considéré comme un fournisseur rémunéré de ces services. Dans ce cas, il convient de respecter scrupuleusement la politique en matière de conflits d’intérêts et les politiques relatives aux contrôles fiscaux (tels que les exigences en matière d’appels d’offres). Les services fournis par un membre du conseil d’administration doivent être offerts au taux du marché ou à un taux inférieur et ne doivent pas être en conflit avec les lois sur les fiducies de bienfaisance ou d’autres lois. Dans les cas particuliers où un paiement est effectué, le montant sera assujetti à l’impôt pour le bénéficiaire. L’organisme de conservation doit préparer un formulaire T4 (et R1 si au Québec) approprié s’il s’agit d’un paiement de type salarial ou recevoir une facture justificative appropriée du bénéficiaire avant que le paiement ne soit effectué. Dans le cas d’une rémunération versée à un membre du conseil d’administration, la crédibilité de l’organisme de conservation doit être prise en compte. Les lignes directrices sur la responsabilité des organismes de bienfaisance suggèrent que les cadres supérieurs ne soient pas rémunérés pour leurs services, que ce soit directement ou indirectement, et les Normes et pratiques des organismes de conservation du Canada suivent cet exemple.
2 Cette pratique exemplaire ne constitue pas une exigence juridique. Certains organismes de conservation peuvent être en mesure ou choisir de verser une rétribution.
3 Une réglementation spécifique s’applique en Ontario. Les organismes de conservation devraient obtenir des conseils juridiques ou consulter l’Ontario Land Trust Alliance.